Pour organiser une fête réussie au XXIe siècle, il faut se creuser les méninges et retrousser ses manches. Dans ce billet, nous ne vous dirons pas seulement comment organiser une fête, nous vous donnerons aussi des conseils pour organiser une soirée inoubliable !

Planifiez et faites votre travail de préparation

Toute fête qui se respecte nécessite une bonne préparation. Préparez-vous et créez votre plan d’action plusieurs semaines – voire plusieurs mois – à l’avance si nécessaire.

Fermez les yeux, et imaginez votre soirée idéale

La préparation est avant tout mentale. Vous devez avoir une vision claire de ce que vous voulez pour votre fête. La décoration, les lumières, les gens… bref, vous devez être capable de visualiser la fête en fermant les yeux. Cela vous donnera le moral et guidera le reste du processus de préparation.

Dans le même ordre d’idées, pensez à définir le thème de votre fête. Vous devez toujours chercher à avoir une idée claire de votre thème et à le développer en poussant votre imagination le plus loin possible. Une fête d’Halloween sera plus amusante si une momie portant des lunettes de soleil se retrouve à danser parmi les invités, tout comme une fête Safari sera rendue plus intéressante avec un défi de traversée du feu ! Toutes ces petites choses rendront votre fête mémorable. Faites appel à une agence d’hôtesse à Paris pour organiser votre évènement dans les meilleures conditions.

Budgétez vos souhaits

Une fois que vous savez exactement ce que vous voulez pour votre fête, pensez à noter tous les détails sur un document (papier ou numérique). Comment voyez-vous votre fête ? Que faudra-t-il pour que cette vision devienne réalité ? Faites une liste ! Cela vous évitera d’oublier quoi que ce soit.

Une boule de cristal, de la peinture fluorescente, des miroirs, des peluches, un traiteur, un animateur… essayez de faire une liste un peu exhaustive de ce qui est indispensable à la soirée que vous avez en tête.

Ensuite, ajoutez une colonne où vous indiquerez, pour chaque élément, la dépense correspondante. C’est la phase de budgétisation. N’oubliez pas de tenir compte des quantités et de prévoir un budget pour les déplacements et les éventuels imprévus. Ces deux derniers sont très souvent sous-estimés par les organisateurs d’événements – quelle erreur !

Créer un plan de communication

Quelle que soit la façon dont on la conçoit, une fête reste un produit marketing. Vous devez donc répondre à la question : à qui s’adresse la fête ? Qui peut être intéressé par ce type de fête ? Qui est-ce que je veux voir à cette fête ?

Les réponses à ces questions vous permettront de créer votre plan de communication. S’il s’agit d’une soirée entre proches, un appel, un SMS ou un e-mail de rappel suffiront. S’il s’agit d’une soirée payante, prévoyez de concevoir un kit média avec des affiches, des flyers et des posts sur les médias sociaux. Affichez-les dans des endroits où votre cible est la plus susceptible de les voir et créez-les de manière à ce qu’ils plaisent à votre cible. Il est souvent recommandé de faire appel à un graphiste. N’oubliez pas de budgétiser votre plan de communication.

Préparez un plan d’action

Enfin, établissez un calendrier de toutes les actions : recherche de lieux, location d’une sono, achat d’articles de décoration, concours, etc. Ainsi, vous maîtriserez à 360 degrés le planning matériel de votre fête.

Prévoyez d’utiliser une solution pour gérer les inscriptions et les invitations à votre fête. Elle vous permettra de gérer vos différentes listes d’invités de manière simple et de contrôler simplement les entrées le jour de l’événement.

Éviter les ennuis

Une fête n’est pas sans conséquence sur son environnement direct et indirect.

En ce qui concerne l’environnement direct, si votre fête se déroule dans une zone résidentielle, il est préférable de prévenir vos voisins immédiats, voire d’apposer une affiche au moins 3 jours avant la fête. Certaines mairies préfèrent également être prévenues – renseignez-vous !

En ce qui concerne les conséquences indirectes, veillez à ce que votre fête soit conforme aux lois et règlements. Pour les fêtes privées, vous n’avez généralement pas besoin d’effectuer de démarches administratives. Cependant, les fêtes à entrée payante avec affiches, alcool et musique, doivent généralement respecter certaines réglementations. Il peut y avoir des taxes sur les affiches et la musique diffusée. Il serait frustrant de voir la police arrêter le spectacle au plus fort de votre fête.